فرایند سازی چیست؟ بهبود عملکرد کسب و کار با مستندسازی فرایند ها

فرایند سازی یک ابزار قدرتمند برای بهبود عملکرد کسب و کار است. با استفاده از این ابزار، کارایی، راندمان و کیفیت کار افزایش می یابد.

فرایند سازی در کسب و کار به معنی تبدیل فعالیت های پراکنده و نامنظم به یک سیستم منظم و قابل تکرار است. به زبان ساده تر یعنی فرایند و روند انجام کارها و تقسیم وظایف را به صورت مستند و مکتوب ثبت کنیم. در کسب و کار های کوچک، به دلیل وجود تعداد کمتر وظیفه ها، انجام کار ها ساده تر است. اما به محض بزرگ تر شدن کسب و کار، مشکلات مدیریت وظیفه ها نیز در آن بیشتر می شوند. برای مثال وظایف و مسئولیت های افراد مشخص نیستند. این مورد باعث ایجاد اختلال و عدم هماهنگی برای انجام یک وظیفه می شود. اما با فرایند سازی در کسب و کار علاوه بر تعیین وظایف، یک ساختار برای انجام آن ها نیز ایجاد می شود. این مورد برای افراد جدید در گروه نیز کاربردی خواهد بود. زیرا با بررسی مستند ها، دید مناسبی از وظایف و روش انجام هر کدام پیدا می کند.

مزایای ثبت فرایند ها

فرایند سازی یا مستند سازی فرایند مزایای زیادی دارد. با ثبت مراحل و وظایف، کارها سریع تر و با کیفیت تر انجام می شوند. از طرفی به دلیل وجود این مستندات، احتمال اشتباه در انجام کار ها نیز کاهش پیدا می کند. با حذف موارد اضافه و مشخص بودن مسیر، از فعالیت های غیر ضروری نیز جلوگیری می شود. این مورد باعث افزایش راندمان و بازده گروه می شود. یکی از موارد مهم در فرایند سازی، تقسیم وظایف افراد است. با این ابزار احتمال بروز اختلال و نا هماهنگی در انجام یک کار توسط افراد مختلف جلوگیری می شود. از طرفی نیز کارکنان امکان انجام فعالیت های خود را به صورت کاملا مستقل از یکدیگر خواهند داشت.

روش فرایند سازی در کسب و کار

همانطور که گفته شد، فرایند سازی معنی ثبت و ایجاد مستندات برای روند انجام کار ها را دارد. در مرحله اول برای ایجاد این ابزار، باید تمام فعالیت ها و فرایند ها را شناسایی و تعریف کنیم. سپس باید با بررسی دقیق هر کدام، آن ها را تجزیه و تحلیل کنیم. در این مرحله موارد اضافه و غیر ضروری باید حذف شوند. در تمام این مراحل باید از نظرات و پیشنهادات افراد گروه استفاده کنیم. زیرا در نهایت این افراد باید از این مستندات استفاده کنند. فرایند ها باید تا حد امکان ساده و انعطاف پذیر باشند. این مورد امکان اجرا و یا اصلاح آن ها را ساده تر و قابل انجام می کند. پس از درک فرایند ها و تقسیم وظایف، باید آنها را ثبت کنیم.

برای ثبت اطلاعات و فرایند سازی امکان استفاده از ابزار های مختلفی وجود دارد. برای مثال میتوان از از یک فایل متنی ساده و نوشتن تمام موارد در آن استفاده کرد. ابزار های دیگری نیز مانند نرم افزار Notion وجود دارد. قبلا به «معرفی و بررسی ابزار Notion» پرداختیم. استفاده از این نرم افزار ها، به دلیل ارائه ابزار های بیشتر، کاربردی تر خواهد بود. پس از ثبت اطلاعات، با اجرای فرایند های جدید باید از صحت فرایند ها و خروجی هر کدام اطمینان پیدا کنیم. یکی از نکات مهم در فرایند سازی، بررسی مرتب و بروزرسانی فرایند ها است. در این صورت با ویرایش فرایند ها و ایجاد فرایند های جدید در این سند، راندمان و کیفیت کارها در کسب و کار حفظ می شود. فرایند سازی یکی از اسناد مهم هر کسب و کار، چه کوچک و چه بزرگ، خواهد بود.